Tietosuojaseloste

Valoo ja Valoo Täyskuitu®-tuotemerkit omistaa Valoo Oy.

Valoo Oy kerää ja käsittelee yksityisasiakkaiden sekä yritysasiakkaidensa yhteyshenkilöiden henkilötietoja tämän tietosuojaselosteen sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) ja muun soveltuvan Suomen lainsäädännön mukaisesti. Tässä tietosuojaselosteessa kerromme sinulle henkilötietojesi käsittelystä ja oikeuksistasi omiin henkilötietoihisi liittyen.

Tämän tietosuojaselosteen tarkoituksena on kertoa sinulle, kuinka me keräämme, käsittelemme ja jaamme henkilötietojasi, tietoliikenne- ja internetpalvelujen rakentamisen ja tuottamisen, asiakaspalvelun ja tekniseen tuen, myynnin ja markkinoinnin, sekä laskutuksen yhteydessä tai kun vierailet verkkosivustollamme.

Välittämämme asiakkaiden tietoliikenne ei kuulu tämän selosteen piiriin. Emme ole vastuussa kauttamme välitetyn tietoliikenteen sisällöstä, emmekä siten toimi tietosuoja-asetuksen tarkoittamana rekisterinpitäjänä, palveluidemme välityksellä lähettämiesi viestien osalta. Laki toki velvoittaa meitä varjelemaan tietoliikenteesi luottamuksellisuutta, ja noudattamaan toiminnassamme salassapitovelvollisuutta. Tietoturvan osalta noudatamme samoja laadukkaita käytäntöjä sekä henkilötietojen käsittelyssä että tietoliikenteen välittämisessä.

1. KUKA ON REKISTERINPITÄJÄ?
2. MITÄ TIETOJA KERÄÄMME JA MITEN?
3. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUKSET JA OIKEUDELLINEN PERUSTE
4. KERÄTTYJEN TIETOJEN JAKAMINEN
5. TIEDONSIIRROT KOLMANSIIN MAIHIN
6. SÄILYTYSAJAT
7. KUINKA VOIT KÄYTTÄÄ TIETOSUOJAOIKEUKSIASI?
8. MUUTOKSET TIETOSUOJASELOSTEESEEN

 

1.  KUKA ON REKISTERINPITÄJÄ?

Tässä selosteessa kuvaillun henkilötietojen käsittelyn rekisterinpitäjä on:

• Valoo Oy

Jos sinulla on kysymyksiä tästä tietosuojaselosteesta, voit ottaa meihin yhteyttä sähköpostitse osoitteessa tietosuoja@valoo.fi.

2. MITÄ TIETOJA KERÄÄMME JA MITEN?

Seuraavaksi kerromme sinulle, mitä henkilötietojasi voimme kerätä ja miten kerääminen tapahtuu. Kohdasta 3 löydät kaavion, jossa olemme eritelleet henkilötietojesi keräämisen tarkoitukset sekä henkilötietojen käsittelyn oikeudellisen perusteen.

Voimme kerätä, käyttää, säilyttää ja siirtää erityyppisiä henkilötietojasi, jotka olemme ryhmitelleet seuraavalla tavalla:

(A)          Tunnistetiedoilla tarkoitetaan nimeä, syntymäaikaa, asiakasnumeroa ja henkilötunnusta sekä palveluiden käyttöön liittyviä käyttäjätunnuksia.

(B)          Yhteystiedoilla tarkoitetaan sähköpostia, puhelinnumeroa ja osoitetta.

(C)           Viestitiedoilla tarkoitetaan asiakassuhteen hoitoon ja asiakasyhteydenottoihin liittyvää viestihistoriaa sekä viestintäpalveluiden yhteydessä syntyviä tietoja kuten välitystietoja ja tietoja viestinnän osapuolista.

(D)          Transaktiotiedoilla tarkoitetaan tietoja tilaamastasi palvelutyypistä hintatietoineen ja käyttöpaikkatietoineen sekä yksityiskohtia solmimistamme sopimuksista sekä sinun meille suorittamista maksuista.

(E)          Profiilitiedoilla tarkoitetaan tietoja ostoksistasi tai tilauksistasi, kiinnostuksistasi, mieltymyksistäsi ja aktiivisuudestasi verkkosivustollamme.

(F)           Teknisillä tiedoilla tarkoitetaan IP-osoitettasi, kirjautumistietojasi, selaintietojasi (selaimen tyyppi ja versio), aikavyöhykettä ja sijaintiasi, käyttöjärjestelmää ja alustaa sekä muita teknisiä laitteita, joita käytetään verkkosivustomme käyttämiseen.

(G)          Käyttötiedoilla tarkoitetaan tietoja, joista ilmenee vuorovaikutuksesi verkkosivustomme sekä tuotteidemme ja palveluidemme kanssa.

(H)          Markkinointi- ja viestintätiedoilla tarkoitetaan mieltymyksiäsi markkinoinnin vastaanottamisesta meiltä ja kumppaneiltamme sekä viestintäasetuksiasi.

(I)            Yritystiedoilla tarkoitetaan yritysasiakkaan edustajan tehtävänimikettä ja vastuualuetta sekä muita työnantajaan liittyviä tietoja.

(J)           Palautetiedoilla tarkoitetaan tietoja antamastasi palautteesta sähköisellä asiointilomakkeella, chat-keskustelulla, tai sähköpostilla.

(K)          Laskutustiedoilla tarkoitetaan laskutukseen ja perintään liittyviä tietoja.

Keräämme henkilötietojasi ensisijaisesti sinulta itseltäsi. Tietoja päivitetään, kun saamme sinulta tiedon muutoksista. Asiakastietoja voidaan kerätä ja päivittää myös ulkopuolisten tahojen kautta kuten YTJ:stä, PRH:sta, Suomen Asiakastiedolta, Fonectasta tai muista vastaavista rekistereistä.

Kun käytät verkkosivustoamme tai palveluitamme, voimme automaattisesti kerätä Teknisiä tietoja sekä Käyttötietoja käyttämistäsi laitteista, selailustasi ja selailukäyttäytymisestäsi. Keräämme mainittuja tietoja evästeiden ja muiden vastaavien teknologioiden avulla. Käytämme evästeitä vain, jos olet antanut suostumuksesi niiden käyttöön, ellei kyse ole sivuston toiminnan kannalta välttämättömistä teknisistä evästeistä. Voit tutustua erilliseen evästeselosteeseemme tämän linkin kautta.

3. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUKSET JA OIKEUDELLINEN PERUSTE

Käsittelemme henkilötietojasi vain lain sallimissa rajoissa. Käsittelemme henkilötietojasi useimmiten seuraavissa tilanteissa:

(i)            Käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, johon olemme sitoutuneet tai olemme sitoutumassa kanssasi yleisen tietosuoja-asetuksen 6(1)(b) artiklan mukaisesti.

(ii)           Käsittely on tarpeen lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi yleisen tietosuoja-asetuksen 6(1)(c).

(iii)         Olet antanut meille suostumuksesi henkilötietojen käsittelyyn yleisen tietosuoja-asetuksen 6(1)(a) artiklan mukaisesti.

(iv)          Käsittely on tarpeen meidän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, paitsi milloin henkilötietojen suojaa edellyttävät sinun etusi tai perusoikeutesi ja -vapautesi syrjäyttävät tällaiset edut yleisen tietosuoja-asetuksen 6(1)(f) artiklan mukaisesti.

(v)           Voimme käsitellä henkilötunnustasi koskevia tietoja tietosuojalain 29 §:n mukaisesti tai kun siihen on kohdissa (i), (iii) ja (iv) yksilöity oikeudellinen peruste. Voimme luovuttaa henkilötunnuksesi, kun sillä on ratkaiseva merkitys yksiselitteisen yksilöimisen kannalta tai jos viranomainen vaatii sen luovuttamista.

Alla on taulukko, jossa olemme kuvanneet kaikki tarkoitukset, joita varten tulemme käyttämään henkilötietojasi ja millä oikeudellisella perusteella käsittelemme tietojasi. Olemme myös kuvanneet oikeutetun etumme, jos käsittely perustuu tähän oikeudelliseen käsittelyperusteeseen.

Tarkoitus/Aktiviteetti	Tietotyyppi	Oikeudellinen peruste, sisältäen myös oikeutetun edun
Sopimusten solmiminen kanssasi ja näiden sopimusten ja asiakassuhteen hallinta, sisältäen: ·       Uuden asiakkaan rekisteröinnin ·       Tuotteiden ja palveluidemme ostamisen ·       Sopimuksen laatimisen ·       Tuotteiden tilauksen ja toimittamisen ·       Tuotteita ja palveluitamme koskevien maksujen hallinnan ja keräämisen ·       Yleisesti kanssasi solmittuihin sopimuksiin perustuvien velvoitteidemme noudattamisen ja oikeuksiemme käyttämisen perustuen kanssasi solmittuihin sopimuksiin	(A) Tunniste­tiedot (B) Yhteys­tiedot (C) Puhelu­tiedot (D) Transaktio­tiedot (K) Laskutustiedot (I) Yritystiedot	Käsittely on tarpeen sopimuksen solmimiseksi kanssasi tai pyynnöstäsi toimiin ryhtymiseksi ennen sopimuksen solmimista. Täyttääksemme laillisen velvoitteemme (kirjanpito, tilintarkastus ja verotus).
Tuotteiden ja palveluiden toimittaminen	(A) Tunniste­tiedot (B) Yhteys­tiedot (C) Puhelu­tiedot (D) Transaktio­tiedot	Käsittely on tarpeen sopimuksen solmimiseksi kanssasi tai pyynnöstäsi toimiin ryhtymiseksi ennen sopimuksen solmimista.
Tyytyväisyystutkimusten, mielipide- ja markkinatutkimusten ja muiden vastaavien järjestäminen.	(A) Tunniste­tiedot (B) Yhteys­tiedot (C) Puhelu­tiedot (D) Transaktio­tiedot (E) Profiili­tiedot (H) Markkinointi- ja viestintä­tiedot (C) Viestitiedot (J) Palautetiedot	Käsittely on tarpeen oikeutetun etumme vuoksi liiketoiminnan analysoimiseksi ja kehittämiseksi, sisältäen tuotteemme ja palvelumme.
Liiketoimintaprosessien ja -käytäntöjen analysoiminen ja tuotteiden ja palveluiden suunnittelu ja kehittäminen	(A) Tunniste­tiedot (B) Yhteys­tiedot (D) Transaktio­tiedot (E) Profiili­tiedot (J) Palautetiedot	Käsittely on tarpeen oikeutetun etumme vuoksi liiketoiminnan analysoimiseksi ja kehittämiseksi, sisältäen tuotteemme ja palvelumme.
Verkkosivustomme ylläpito	(F) Tekniset tiedot	Meillä on oikeutettu etu tarjota sinulle pääsy verkkosivustollemme.
Viestintä ·       sähköpostitse, ·       verkkosivujen tai sosiaalisen median kautta	(A) Tunniste­tiedot (B) Yhteys­tiedot (E) Profiili­tiedot (H) Markkinointi- ja viestintä­tiedot	Meillä on oikeutettu etu kommunikoida kanssasi ja mahdollistaa osallistumisesi kilpailuihin ja arvontoihin.
Uutiskirjeiden ja muun markkinoinnin lähettäminen esim. puhelimitse, kirjeitse, sähköpostilla, tekstiviestillä tai muuten sähköisesti.	(A) Tunniste­tiedot (B) Yhteys­tiedot (E) Profiili­tiedot (H) Markkinointi- ja viestintä­tiedot	Meillä on oikeutettu etu lähettää sinulle relevanttia markkinointia. Lähetämme sinulle markkinointia sähköpostitse tai muuta relevanttia elektronisen kommunikoinnin kanavaa pitkin, jos olet antanut meille suostumuksen tähän tai me olemme muuten oikeutettuja siihen sähköisen viestinnän palveluista annetun lain perusteella. Voimme hyödyntää tietotyyppien yhdistämistä myynnin ja markkinoinnin optimoinnissa ja esim. myynnin ohjaamisen kohdentamisessa.
Liiketoimintamme ja verkkosivustomme suojaaminen (mukaan lukien vianmääritys, tietojen analysointi, testaus ja järjestelmän ylläpito)	(A) Tunniste­tiedot (B) Yhteys­tiedot (F) Tekniset tiedot (G) Käyttö­tiedot	Käsittely on tarpeen oikeutettujen etujemme vuoksi kuten liiketoiminnan pyörittämiseksi, hallinto- ja IT-palveluiden tarjoamiseksi, verkkoturvallisuuden takaamiseksi ja petosten estämiseksi.
Data-analytiikan, profiloinnin, segmentoinnin ja tilastoinnin käyttäminen verkkosivuston, tuotteiden/palveluiden, markkinoinnin, asiakassuhteiden ja kokemusten kehittämiseksi. Seuraamme ja analysoimme verkkosivustomme kävijöitä ja heidän toimintaansa konversiorajapintaa eli conversion API:a hyödyntämällä. Voimme näin optimoida mainonnan tehokkuutta ja kohdentaa sitä paremmin.	(F) Tekniset tiedot (G) Käyttö­tiedot	Käsittely on tarpeen oikeutettujen etujemme vuoksi, jotta voimme määritellä tuotteidemme ja palvelujemme asiakastyypit, pitää verkkosivustomme ajan tasalla ja merkityksellisenä, kehittää liiketoimintaamme ja parantaa markkinointiamme. Käytämme evästeitä – muita kuin ehdottoman välttämättömiä teknisiä evästeitä – vain, jos olet antanut suostumuksesi.
Relevanttien ja kohdennetun markkinoinnin, mainosten ja verkkosivuston sisällön tarjoaminen meidän ja kolmansien osapuolten sivustoilla sekä mainonnan tehokkuuden mittaaminen Hyödynnämme myös samankaltaisuuteen perustuvia kohderyhmiä (custom audiences), jossa luomme kohderyhmiä omasta asiakasdatastamme mainontaa varten. Saatamme esimerkiksi kohdentaa mainoksia asiakkaille, jotka ovat ostaneet tietyn tuotteen. Samalla voimme myös varmistaa, että asiakkaalle ei kohdisteta toistuvasti samaa mainontaa.	(A) Tunniste­tiedot (B) Yhteys­tiedot (E) Profiili­tiedot (F) Tekniset tiedot (G) Käyttö­tiedot (H) Markkinointi- ja viestintä­tiedot	Meillä on oikeutettu etu päättää markkinoinnistamme sekä kohdistaa markkinointiamme niin, että se sopii mieltymyksiisi. Käytämme muita kuin välttämättömiä evästeitä vain, jos olet antanut siihen suostumuksesi.

 

Siltä osin, kun henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuumme, olemme suorittaneet tasapainotestin. Tasapainotestin tarkoituksena on varmistaa, etteivät sinun etusi tai perusoikeutesi syrjäydy tarpeettomasti. Jos haluat saada lisätietoa suorituista tasapainotesteistä, voit olla meihin yhteydessä käyttämällä kohdassa 1 annettuja yhteystietoja.

4. KERÄTTYJEN TIETOJEN JAKAMINEN

Asiakkaittemme henkilötietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta ulkopuolisille tahoille.

Voimme luovuttaa tietojasi kolmansille osapuolille seuraavissa tilanteissa:

• Kun se on tarpeen kohdassa 3 listattuja tarkoituksia varten.
• Julkisille viranomaisille, veroviranomaisille tai täytäntöönpanoviranomaisille lain niin edellyttäessä.
• Henkilölle tai yhteisölle, joka hankkii kaikki tai suurimman osan yhtiöstämme, osakkeistamme tai omaisuudestamme tai jonka kanssa olemme fuusioitumassa tai joka avustaa tällaisessa prosessissa.
• Kun me vilpittömässä mielessä uskomme, että tietojen luovuttaminen on tarpeen oikeuksiemme käyttämiseksi tai oikeusvaateelta puolustautumiseksi, sinun tai muiden turvallisuuden takaamiseksi, petoksen tutkimiseksi tai valtiohallinnon pyyntöön vastaamiseksi.

Jaamme tietoja, mukaan lukien henkilötietoja, luotettaville kolmansille palveluntarjoajillemme, jotka käsittelevät henkilötietoja puolestamme ja ohjeidemme perusteella. Tällaisia palveluja ovat esimerkiksi IT-järjestelmien ylläpito ja kunnossapito, liittymien asennustyöt, tietoliikenneoperointi ja internetpalvelut, asiakaspalvelu, domainien, TLS-sertifikaattien ja IP-osoitteiden rekisteröinti, markkinointi- ja sosiaalisenmedianpalvelut (esim. Google ja Meta), custom audience -kohderyhmien luominen, conversion API (analysointi konversiorajapinnalla) sekä laskutus, postitus, perintä ja kirjanpito. Kolmansilla palveluntarjoajilla voi olla pääsy tai mahdollisuus käsitellä henkilötietoja, jotta he voivat tarjota edellä mainittuja palveluita meille. Kolmannet osapuolet eivät saa hyödyntää henkilötietojasi muihin kuin niihin tarkoituksiin, jotka liittyvät heidän tarjoamiinsa palveluihin. Olemme solmineet tietojenkäsittelysopimukset kyseisten kolmansien osapuolten kanssa.

5.  TIEDONSIIRROT KOLMANSIIN MAIHIN

Emme siirrä tietojasi Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolisiin maihin ellemme ole varmistaneet siirron täyttävän yleisen tietosuoja-asetuksen V luvun vaatimukset.

Jotkut käyttämämme kolmannen osapuolen palveluntarjoajat ovat sijoittautuneet Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tällöin heidän suorittamaansa henkilötietojen käsittelyyn liittyy luonnollisesti myös henkilötietojen siirto Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Jotta sinun henkilötietosi saisivat riittävää suojaa, olemme varmistaneet, että tällaisissa tilanteissa on otettu käyttöön riittävät suojatoimet turvallisen siirron varmistamiseksi. Tällaisia suojatoimia ovat muun muassa Euroopan komission päätökset riittävästä tietosuojan tasosta tai komission erikseen hyväksymät vakiosopimuslausekkeet. Näiden toimenpiteiden katsotaan antavan tiedoille saman suojan kuin minkä ne saavat Euroopan talousalueella.

Jos haluat lisätietoja Euroopan talousalueen ulkopuolelle sijoittautuneista henkilötietojesi käsittelijöistä ja turvallisuustoimenpiteistä, joihin olemme ryhtyneet tiedonsiirtojen jatkumisen varmistamiseksi, voit olla yhteydessä meihin käyttämällä kohdassa 1 annettuja yhteystietoja.

6. SÄILYTYSAJAT

Säilytämme keräämiämme henkilötietoja niin pitkään, kuin meillä on edelleen jatkuva oikeudellinen peruste tai velvollisuus tietojen säilyttämiseen. Kun tällainen oikeudellinen peruste tai velvollisuus tietojen säilyttämiseen päättyy, poistamme tai anonymisoimme henkilötietosi.

Pääsääntöisesti henkilötietojasi käsitellään niin kauan, kuin meillä on kanssasi sopimus ja tiedot poistetaan kohtuullisessa ajassa sopimuksen purkautumisen jälkeen. Tunnistetiedot, Yhteystiedot ja Transaktiotiedot säilytetään olemassa olevan sopimuksen osoittamiseksi niin kauan kuin sinulla on kanssamme voimassa oleva sopimus sekä kirjanpitoa ja verotusta varten 6 vuotta sen vuoden päättymisestä, kun tietoon liittyvä transaktio tehtiin.

Profiilitietoja sekä Markkinointi- ja viestintätietoja säilytetään enintään 2 vuotta viimeisimmästä käytöstä. Jos olet antanut suostumuksesi markkinoinnin saamiseen, säilytämme todistuksen antamastasi suostumuksesta 2 vuotta sen jälkeen, kun olemme viimeksi lähettäneet sinulle markkinointia kyseiseen suostumukseen perustuen. Lopetamme markkinoinnin lähettämisen sinulle, jos peruutat suostumuksesi.

Tekniset tiedot ja Käyttötiedot säilytetään 2 vuoden ajan tietojen keräämisestä lukien.

Tietoja voidaan säilyttää myös pidempään, jos meillä on laillinen velvoite tietojen säilyttämiseen tai jos säilyttäminen on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi oikeudellisessa menettelyssä.

7. KUINKA VOIT KÄYTTÄÄ TIETOSUOJAOIKEUKSIASI?

Sinulla on useita eri oikeuksia liittyen omiin henkilötietoihisi. Alta löydät tiivistettynä nämä oikeudet sekä tiedon siitä, kuinka voit käyttää näitä oikeuksia ja mitä rajoituksia niihin liittyy.

Tiettyjen edellytysten täyttyessä sinulla on oikeus:

• Oikeus pyytää pääsyä henkilötietoihisi. Tämän oikeuden avulla voit saada kopion kaikista henkilötiedoista, joita säilytämme sinusta sekä varmistaa, että käsitellemme kyseisiä tietoja lainmukaisesti.
• Oikeus pyytää henkilötietojesi korjaamista. Tämän oikeuden avulla voit pyytää meitä korjaamaan sinua koskevat tiedot, jotka ovat epätarkkoja tai vääriä.
• Oikeus pyytää tietojesi poistamista. Tämän oikeuden avulla voit pyytää meitä poistamaan tai siirtämään henkilötietoja silloin kun tietojen käsittelylle ei ole enää sopivaa perustetta.
• Oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä silloin kun käsittelyperusteena on meidän (tai kolmannen osapuolen) oikeutettu etu ja sinulla on henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvä syy vastustaa tietojen käsittelyä. Sinulla on myös aina oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin.
• Oikeus pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista. Tämän oikeuden avulla voit pyytää meitä lopettamaan tietojesi käsittelyn esimerkiksi siksi aikaa, että varmistat tietojen tai käsittelyperusteen oikeellisuuden.
• Oikeus pyytää tietojesi siirtoa järjestelmästä toiseen.
• Jos käsittely perustuu vain suostumukseesi, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei kuitenkaan vaikuta sellaisten henkilötietojen käsittelyn laillisuuteen, joka on suoritettu suostumukseen perustuen ennen suostumuksen peruutusta.

Jos haluat käyttää mitään edellä mainituista oikeuksistasi, voit olla meihin yhteydessä käyttämällä kohdassa 1 annettuja yhteystietoja. Yhteydenottosi jälkeen toteutamme toiveesi tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Sinulla on oikeus tehdä ilmoitus kansalliselle tietosuojaviranomaiselle, jos olet tyytymätön tapaan, jolla käsittelemme henkilötietojasi. Suomessa ilmoituksen voi tehdä Tietosuojavaltuutetun toimistolle osoitteessa https://tietosuoja.fi/ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle.

8. MUUTOKSET TIETOSUOJASELOSTEESEEN

Tätä tietosuojaselostetta voidaan tarvittaessa päivittää kuvastamaan muuttuvia oikeudellisia ja toiminnallisia vaatimuksia. Kulloinkin ajantasainen tietosuojaseloste on saatavilla verkkosivuiltamme osoitteesta www.valoo.fi.