Tietosuoja

Auks Oy (jäljempänä ”Täyskuitu”) kerää ja käsittelee yksityisasiakkaitten sekä yritysasiakkaidensa yhteyshenkilöiden henkilötietoja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) sekä muun vallitsevan lainsäädännön mukaisesti. Tässä selosteessa kerromme sinulle tietojesi käsittelyn perusteista ja tiedotamme sinulle oikeuksistasi omiin tietoihisi liittyen.

Tämä seloste kattaa asiakasrekisterissämme olevat henkilötiedot. Käytämme asiakasrekisteriä tietoliikenne- ja internetpalvelujen rakentamiseen ja tuottamiseen, asiakaspalveluun ja tekniseen tukeen, myyntiin ja markkinointiin, sekä laskutukseen. Rekisterimme sisältää yksityisasiakkaiden sekä yritysasiakkaiden yhteyshenkilöiden henkilötietoja.

Välittämämme asiakkaiden tietoliikenne, mukaan lukien sähköpostit ja www-hostaus, eivät kuulu tietosuoja-asetuksen ja tämän selosteen piiriin. Niihin sovelletaan lakia sähköisestä viestinnästä (Tietoyhteiskuntakaaren uusi nimi 1.6.2018 alkaen) ja EU:n direktiiviä sähköisestä kaupankäynnistä (2000/31/EY). Näiden säädösten mukaan emme ole vastuussa kauttamme välitetyn tietoliikenteen sisällöstä, emmekä siten toimi tietosuoja-asetuksen tarkoittamana henkilötietojen käsittelijänä, mikäli päätät viestiä henkilötietoja palvelujemme välityksellä. Säädökset toki velvoittavat meitä varjelemaan tietoliikenteesi luottamuksellisuutta, ja noudattamaan toiminnassamme salassapitovelvollisuutta. Tietoturvan osalta noudatamme samoja laadukkaita käytäntöjä sekä henkilötietojen käsittelyssä että tietoliikenteen välittämisessä.

REKISTERINPITÄJÄN YHTEYSTIEDOT

Auks Oy (”Täyskuitu”)
Karvaamokuja 2 A
00380 Helsinki
Y-tunnus: 2925233-2
tietosuoja@tayskuitu.fi

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA OIKEUSPERUSTE

Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin käyttötarkoituksiin:

• Tuotteiden ja palveluiden toimittaminen
• Asiakassuhteen luominen, hoitaminen, ylläpito ja kehittäminen
• Liiketoiminnan, tuotteiden ja palveluiden suunnittelu ja kehittäminen
• Tyytyväisyystutkimukset ja muu vastaava viestintä
• Mielipide- ja markkinatutkimukset ja muiden tapahtumien järjestäminen
• Tuotteiden ja palvelujen suoramarkkinointi ja sen kohdentaminen (ml. uutiskirjeen lähettäminen) puhelimitse, kirjeitse, sähköpostilla, tekstiviestillä ja muuten sähköisesti
• Analysointi, profilointi, segmentointi ja tilastointi edellä mainittuja käyttötarkoituksia varten

Henkilötietojen käsittelyn perusteina ovat:

• Rekisterinpitäjän ja sen asiakkaana tai yhteistyökumppanina olevan yrityksen tai yhteisön välisen sopimuksen täytäntöönpano tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen rekisteröidyn pyynnöstä
• Rekisterinpitäjän oikeutettu etu hoitaa asiakas- ja muita suhteitaan
• Rekisterinpitäjän oikeutettu etu suoramarkkinoida tuotteitaan ja palvelujaan nykyisten ja potentiaalisten yritysasiakkaiden kontaktihenkilöille
• Lainsäädäntöön perustuvien rekisterinpitäjän velvollisuuksien hoitaminen

REKISTERIN SISÄLTÄMÄT HENKILÖTIEDOT

Täyskuitu kerää ja käsittelee tietoja yksityisasiakkaistaan, yritysasiakkaidensa yhteyshenkilöistä sekä potentiaalisista asiakkaista ja yhteistyökumppaneiden päättäjistä ja yhteyshenkilöistä.

Täyskuitu kerää ja käsittelee yksityisasiakkaistaan seuraavia tietoja:

• Asiakkaan, palvelun käyttäjän tai yhteyshenkilön nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
• Asiakasnumero
• Asiakkaan henkilötunnus
• Palautteet ja yhteydenotot, sähköpostit, sähköiset asiointilomakkeet, chat-keskustelut, puhelutallenteet
• Sopimussuhteeseen liittyvät tiedot kuten tilattu palvelutyyppi hintatietoineen ja käyttöpaikkatietoineen sekä sopimuksen alkamis- ja päättymispäivä
• Laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
• Palveluiden käyttöön liittyvät käyttäjätunnukset ja muut tunnistetiedot
• Asiakkaan käytössä olevat IP-osoitteet
• Asiakassuhteen hoitoon ja asiakasyhteydenottoihin liittyvä viestihistoria
• Asiakkaan itsensä antamat lisätiedot
• Rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet, osallistuminen tapahtumiin, suoramarkkinointikiellot tai suostumukset
• Mahdolliset muut rekisteröidyn suostumuksella kerättävät tiedot

Yritysasiakkaiden yhteyshenkilöistä kerätään ja käsitellään seuraavia tietoja:

• Perustiedot rekisteröidystä, kuten yrityksen edustajan/edustajien yhteystiedot (nimi, sähköposti ja puhelinnumero, tehtävänimike ja/tai vastuualue)
• Tehtäviä ja asemaa elinkeinoelämässä tai julkisessa tehtävässä koskevat tiedot, ammatilliset kiinnostuksen kohteet, muut rekisteröidyn ilmoittamat tiedot
• Palautteet ja yhteydenotot, sähköpostit, sähköiset asiointilomakkeet, chat-keskustelut, puhelutallenteet
• Asiakkuuteen ja sopimuksiin liittyvät tiedot (kuten sopimusta, tilausta sekä voimassaolevia ja päättyneitä palveluja koskevat tiedot, asiointitiedot, kirjeenvaihto ja muut yhteydenotot sekä markkinointiin liittyvät tiedot)
• Rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet, osallistuminen tapahtumiin, suoramarkkinointikiellot tai suostumukset
• Palveluihin ja tuotteisiin liittyvät tiedot (kuten tilaus-, voimassaolo-, muutos- ja päättymistiedot, häiriöihin liittyvät tiedot, rekisteröidyn itse antamat tiedot kiinnostuksen kohteista)
• Viestintäpalveluiden käytön yhteydessä syntyvät tiedot kuten välitystiedot, tieto viestinnän osapuolista, yhteyden tapahtuma-aika, tiedonsiirtoprotokolla, sijaintitieto ja päätelaitetta koskeva tieto
• Mahdolliset muut rekisteröidyn suostumuksella kerättävät tiedot

TIETOLÄHTEET

Henkilötietorekisterin säännönmukaisia tietolähteitä ovat:

• Asiakastietoja voidaan kerätä ja päivittää myös ulkopuolisten tahojen kautta kuten YTJ:stä, PRH:sta, Suomen Asiakastiedolta, Fonectasta tai muista vastaavista rekistereistä.
• Keräämme asiakkaiden tiedot ensisijaisesti asiakkailta itseltään ja tallennamme ne rekisteriin sellaisina kuin asiakas on ne ilmoittanut. Tietoja päivitetään sitä mukaa, kun saamme asiakkailta tiedon muutoksista.

REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Sinulla on seuraavat oikeudet EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen puitteissa. Jos haluat käyttää jotain alla olevista oikeuksistasi, ota yhteyttä rekisterin ylläpitäjään sähköpostilla tietosuoja@tayskuitu.fi.

Tarkastusoikeus: Sinulla on oikeus pyytää keräämämme henkilötietosi nähtäväksesi ja pyytää meitä oikaisemaan mahdolliset virheelliset tiedot. Voit tehdä tämän sähköisesti lähettämällä sähköpostin osoitteeseen: tietosuoja@tayskuitu.fi.

Vastustamisoikeus: Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, jos käsittelemme niitä mielestäsi lainvastaisesti tai ilman asianmukaista oikeutta.

Poisto-oikeus: Sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan henkilötietojasi rekisteristä, jos niiden käsittely ei ole mielestäsi tarpeellista asiakassuhteen kannalta. Punnitsemme pyyntösi ja ilmoitamme sinulle, onko poistaminen mahdollista. Mikäli emme voi poistaa tietojasi, ilmoitamme sinulle perustellun syyn. Jos olet eri mieltä ratkaisustamme, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle. Voit myös vaatia, että rajoitamme tietojesi käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: Voit pyytää meiltä määrämuotoista koostetta tiedoistasi, jotta voit siirtää ne toiselle vastaavalle palveluntarjoajalle. Voit myös pyytää meitä lähettämään tietosi suoraan toiselle palveluntarjoajalle.

Valitusoikeus: Sinulla on oikeus valittaa tietosuojavaltuutetulle, jos rikomme mielestäsi tietosuoja-asetusta tai tietosuojalakia.

Suoramarkkinointikielto: Sinulla on oikeus kieltää henkilötietojesi käyttäminen suoramarkkinointiin. Ota huomioon, että emme luovuta henkilötietojasi kolmansille osapuolille, jotka voisivat käyttää niitä muiden tuotteiden tai palveluiden suoramarkkinointiin.

KÄSITTELYN KESTO

Pääsääntöisesti asiakkaiden henkilötietoja käsitellään niin kauan, kuin asiakassopimus ja -suhde on voimassa Täyskuidun ja asiakkaan välillä, ja tiedot pyritään pääsääntöisesti poistamaan kohtuullisessa ajassa sopimuksen purkautumisen jälkeen.

Lainsäädäntö pakottaa meidät säilyttämään osaa henkilötiedoistasi myös asiakassuhteen purkautumisen jälkeen laskutusta, perintää, kirjanpitoa, tietoliikenteen vikatilanteiden ja viranomaisten tietopyyntöjen selvittelyä varten. Näissä tapauksissa poistamme tiedot aikaisintaan sen jälkeen, kun lakien määräämät velvoitteet ovat päättyneet.

Myynnin ja markkinoinnin osalta säilytämme tietojasi sen aikaa, kun palvelujen markkinointi on ajankohtaista.

TIETOJEN VASTAANOTTAJAT

Asiakkaittemme henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille yrityksille tai tahoille.

Asiakkaittemme henkilötietoja käsittelevät vain ne Täyskuidun työntekijät, tai Täyskuidun toimeksiannosta ja lukuun toimivat henkilöt, jotka tarvitsevat niitä työtehtävissään. Pääsy tietojärjestelmiin on rajattu jokaisen henkilön omilla henkilökohtaisilla käyttöoikeuksilla.

Käytämme joissain toiminnoissamme alihankkijoita tai yhteistyökumppaneita, jotka käsittelevät henkilötietoja pyynnöstämme ja määrittelemiimme tarkoituksiin. Näitä toimintoja ovat erityisesti liittymien asennustyöt, tietoliikenneoperointi ja internetpalvelut, asiakaspalvelu, domainien, TLS-sertifikaattien ja IP-osoitteiden rekisteröinti, markkinointipalvelut sekä laskutus, postitus, perintä ja kirjanpito. Täyskuitu luovuttaa henkilötietoja vain tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja tarkoituksia varten ja vain voimassaolevan lainsäädännön ja määräysten mukaisissa rajoissa.

TIETOJEN SIIRTO EU:N ULKOPUOLELLE

Osaa henkilötiedoista käsitellään EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella Täyskuidun yhteistyökumppanien toimesta. Henkilötietoja siirretään EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Jos kohdemaan osalta ei ole päätöstä riittävän tietosuojan tasosta tai jos kyseessä ei ole siirto Yhdysvaltoihin Privacy Shield –järjestelmän mukaisesti, tapahtuu tietojen siirto Euroopan Komission hyväksymiä vakiolausekkeita käyttäen.

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Sopimukset ja muut manuaalisesti käsiteltävät asiakirjat säilytetään lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa, joihin on pääsy vain erikseen määritellyillä henkilöillä. Fyysinen pääsy tietoihin on lisäksi estetty kulunvalvonnan sekä muiden turvatoimien avulla. Sähköisessä muodossa olevat tiedot säilytetään tietojärjestelmissä, joissa käytetään sekä teknisiä että ohjelmallisia keinoja tietoturvallisuuden varmistamiseksi sekä tietojen käytön valvomiseksi. Rekisterin tietojen käyttöoikeus on rajattu tietyille henkilöille heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.

TIETOSUOJASELOSTEEN MUUTTAMINEN

Täyskuidulla on oikeus muuttaa ja päivittää tätä selostetta. Muutostarve voi liittyä esimerkiksi lainsäädännön muuttumiseen tai liiketoiminnan kehittämiseen. Kulloinkin ajantasainen tietosuojaseloste on saatavilla verkkosivuiltamme osoitteesta www.tayskuitu.fi.

LISÄTIETOJA TIETOSUOJA-ASETUKSESTA

Tietosuoja EU:ssa

Tietosuojavaltuutetun toimist